CDN Optima – CRM

admin, 1 grudnia 2011

Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe wymaga wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otoczenia.

Oprogramowanie dla firm CDN Optima CRM
Ponieważ potrzeby w zakresie oprogramowania CRM zależą od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania, dlatego oprogramowania CDN Optima CRM obejmuje bardzo różne zagadnienia:

  • rejestrację kontaktów z Klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
  • harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
  • ustalanie procedur obsługi Klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
  • bazę wiedzy – wyszukiwanie odpowiedzi na powtarzające się pytania.

Rejestracja Klientów i zadań
Dzięki modułowi CDN Optima CRM można rejestrować kontakty z klientami. Można również wprowadzać zadania, jakie powinni wykonać poszczególni operatorzy w związku z obsługą klientów. Znacznym ułatwieniem jest możliwość wprowadzenia zadania głównego i powiązanych z nim zadań szczegółowych. Dzięki temu można wiązać ze sobą kontakty i zadania dotyczące jednego wątku (na przykład poszczególnych projektów realizowanych w firmie). Pozwala to na znacznie łatwiejsze filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków.

Oprogramowanie dla firm CDN Optima CRM umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie. Dzięki temu Użytkownik ma pełny wgląd w dokumentację zgromadzoną w związku z realizacją danego zadania.

Przydzielanie opiekuna do zadania w CDN Optima CRM

Równocześnie każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna. Do każdego zadania przypisać można osobę za nie odpowiedzialną. Umożliwia to realizację takiego schematu, gdzie jedna osoba (np. kierownik działu) przypisuje swoim pracownikom zadania do wykonania. Dla każdego zadania operator odpowiedzialny może wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania. Przełożony może łatwo sprawdzić zaawansowanie prac powierzonych pracownikom oraz stopień realizacji całego wątku (projektu).

Terminarz w CDN Optima CRM

Dodatkową funkcją jest terminarz, który umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania/edycji zadań. Poszczególnym operatorom daje on możliwość kontroli powierzonych im zadań. Terminarz może być wykorzystywany również przez szefa, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, szybkiego wglądu do przypisanych im zdań, modyfikacji czy też dodania nowych.

Faktury cykliczne w CDN Optima CRM

Odrębną funkcją w oprogramowaniu CRM CDN Optima są faktury cykliczne, które są stworzone głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają takie same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. Użytkownik tworzy wzorce faktur, gdzie wpisuje, dla jakich kontrahentów faktury będą generowane. Określa również, jakie usługi, w jakiej ilości oraz w jakiej cenie będą fakturowane. Na podstawie takich wzorców może następnie automatycznie tworzyć faktury sprzedaży w module handlowym.

Zarządzanie kontaktami z Klientami i planowanie pracy
Duża konkurencyjność na rynku MSP wymaga od przedsiębiorców wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otoczenia. Planowanie kontaktów, ewidencjonowanie przeprowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom – to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami.

Potrzeby w zakresie CRM zależą od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania, dlatego moduł Comarch OPT!MA CRM obejmuje  procesy o różnym zaawansowaniu:

  • rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
  • harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
  • ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
  • faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów.

Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.

Zintegrowanie z pozostałymi modułami umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.

Przydzielanie opiekuna do zadania
Każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna/pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.

Formularz kontaktu z Klientem, w czytelny sposób organizuje wszystkie informacje o danym kontakcie z klientem

Terminarz
Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.

Graficzny terminarz pozwala na łatwe rozdysponowanie czasu pracy między pracowników

Faktury cykliczne
Funkcjonalność ta daje możliwość stworzenia schematów faktur cyklicznych, na podstawie których będą generowane faktury w module Handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie. Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.

Faktury cykliczne pozwalają na bezbłędne tworzenie faktur dla wielu podmiotów jednocześnie, z uwzględnieniem ich indywidualnych warunków handlowych.

Wybór Comarch OPT!MA CRM to:

  • Słały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu Comarch OPT!MA,
  • Szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnych kontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie,
  • Bieżąca kontrola stopnia realizacji zadania, lub zaplanowanych kontaktów,
  • Czytelny podgląd zaplanowanych zadań w terminarzu, co ułatwia zorganizowanie pracy na dany dzień, tydzień czy nawet miesiąc,
  • Możliwość tworzenia alertów przypominających o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub kontaktu z klientem (bezpłatny dodatek Przypominacz), odciąży Twoją pamięć z wielu dat i godzin, dzięki czemu nigdy się nie spóźnisz z realizacją,
  • Faktury cykliczne, dzięki którym unikniesz wielu błędów i znacznie przyspieszysz pracę, podczas wystawiania cyklicznych faktur dla wielu kontrahentów.